افزایش بهره وری در محیط کار – به زبان ساده + عوامل و روش ها

برای موفقیت در محیط کار باید بدانید بهره وری چیست و برای افزایش آن تلاش کنید. سازمان‌ها اغلب نیروهای با بازدهی مناسب را حفظ می‌کنند تا به منافع بیشتری دست یابند و افراد با بهره‌وری کم را از چرخه سیستم به‌مرور یا به طور ناگهانی حذف می‌کنند. گفتنی است که در کنار توانایی‌هایی که کارمندان باید داشته باشند، نیروهایی که انواع مهارت های ارتباطی را در خود تقویت کرده‌‌اند به درک بهتری از وظایف خود می‌رسند و رضایت کارفرما را جلب می‌کنند. در این مطلب نحوه افزایش بهره وری در محیط‌ کار را آموزش می‌دهیم. همچنین با ارائه فرمول نیروی انسانی کمک می‌کنیم که بهره‌وری خود را ارزیابی کنید و آن را با روش‌های گفته شده افزایش دهید.

بهره وری چیست؟

در اقتصاد «بهره‌وری» (Productivity) معیاری برای سنجش مقدار خروجی‌ها بر اساس ورودی‌ها است. به طور مثال در یک سازمان تولیدی، بهره‌وری بر اساس میزان محصولات تولید شده با توجه به منابع به‌کاررفته برای آن محصولات محاسبه می‌شود. هرچه تعداد این کالاها بیشتر باشد بهره‌وری سازمان نیز بیشتر است.

بهره‌وری نیروی انسانی نیز با توجه به میزان تولید یا ارائه خدمات بر اساس مدت‌زمان دردسترس فرد به دست می‌آید.

فرمول بهره وری نیروی کار

نیروهای کار با توجه به مسائل اقتصادی باید تلاش کنند تا سازمان همواره آن‌ها را شخص مفیدی بداند و تصمیم به اخراجشان نگیرد. برای محاسبه بهر‌وری نیروی کار کشور فرمولی وجود دارد که به آن فرمول بهره‌وری می‌گویند و در ادامه آن را توضیح می‌دهیم.

$$Pro= \frac{TO}{LH}$$

متغیرهای فرمول بالا در ادامه معرفی شده‌اند.

• «Pro»: بهره‌وری نیروی کار
• «TO»: کل تولید
• «LH»: تعداد ساعت‌های کار

بنابراین برای سنجش بهر‌وری کل سازمان می‌توانید تعداد محصولات تولید شده را بر تعداد ساعت‌های کاری تقسیم کنید. نیرویی که به این عدد رسیده باشد بهره‌وری کامل داشته است و نیرویی که محصولات کمتری تولید کرده است بازدهی کافی را ندارد.

افزایش بهره وری نیروی انسانی

یکی از چالش‌های کارفرمایان استفاده از روش‌های مناسب برای افزایش بهره وری نیروی انسانی است. در طول دهه‌های اخیر محیط‌های کاری تغییرات زیادی کرده‌اند. اما بدیهی است که اعمال تغییرات همواره با دشواری‌هایی روبه‌رو بوده است که علت اصلی این سختی‌ها مقاومت نیروی انسانی در برابر این تغییرات است. زیرا هر نوع اتفاق جدیدی اغلب عادت‌های پیشین کارمندان را متحول می‌کند. در ادامه روش‌های اعمال این تغییرات و افزایش بهره وری کارمندان به کمک متدهای جدید را آموزش می‌دهیم.

عوامل زیادی وجود دارند که بهره‌وری کارمندان را افزایش می‌دهند اما از میان آن‌ها ۴ مورد اهمیت بیشتری دارند. این عوامل عبارت‌اند از:

محیط کاری

هدف‌های تعریف شده

رضایتمندی کارمندان

آموزش

کارمندان سازمان شما بخش جدایی‌ناپذیر کل سیستم هستند بنابراین باید هرکدامشان به تنهایی برای نقش خود در سازمان ارزش افزوده ایجاد کنند و این مسئله فقط زمانی امکان‌پذیر است که ۴ عامل گفته شده به بهترین نحو در کل سازمان پیاده‌سازی شوند.

افزایش بهره وری در سازمان

گاهی پس از محاسبه فرمول بهره‌وری نیروی کار درمی‌یابید که آن‌ها بازدهی لازم را ندارند و بخش زیادی از زمان را هدر می‌دهند. در این زمان گام بعدی این است که برای افزایش توانایی آن‌ها از برخی متدها استفاده کنید.

تحقیقات نشان می‌دهند که تقریبا یک‌پنجم کارمندان درگیر مشکلات سلامتی ناشی از فرسودگی شغلی هستند. در ادامه به معرفی انواع روش‌ها برای مقابله با فرسودگی شغلی و افزایش بهره وری در کوتاه‌مدت و بلندمدت می‌پردازیم.

۱. بهبود فرایند جذب نیروی کار

سازمان‌هایی که در مصاحبه شغلی قوی هستند و نیروی کار بهتری جذب می‌کنند تا میزان ۸۲ درصد نیروهای کار جذب شده را حفظ می‌کنند. عناصر اصلی جذب و حفظ نیروی جدید، آموزش‌های گسترده، بازخورد گرفتن از افراد، بررسی روند کارها و پشتیبانی از آن‌ها است. همچنین برای چنین سازمان‌هایی مهم است که در اسرع وقت کارمند جدید چارچوب‌های مخصوص سازمان را بیاموزد و خیلی زود شروع به ارزش‌آفرینی کند.

۲. متوقف کردن مدیریت میکرو

بسیاری از مدیران تصور می‌کنند که واگذاری وظایف به کارکنان و مدیریت خرد باعث افزایش بهره وری آن‌ها می‌شود و این دقیقا راز موفقیت سازمان آن‌ها است. زیرا در این حالت کنترل هر بخش را به کارمند همان بخش می‌سپرند و اعتمادی دوجانبه بین آن‌ها شکل می‌گیرد.

البته بسیاری از کسب و کارها می‌ترسند از این‌که کل فرایند کاری را به کارمند خود واگذار کنند اما در صورتی که فرایند جذب نیروی کار و شکل‌گیری اعتماد به‌درستی صورت گرفته باشد تفویض اختیارات در افزایش توانمندی کارمندان تاثیر بسیار زیادی خواهد داشت.

۳. تعیین ساعت کار شناور

اخیرا الگوهای کاری انعطاف‌پذیری به وجود آمده‌اند تا سیستم‌ها چابک‌ شوند و فرصت کار بیشتری برای نیروهای کار به وجود آورند. با استفاده از این متد به کارمندان خود برای حفظ تعادل میان کار و زندگی کمک می‌کنید و رفاه آن‌ها را افزایش می‌دهید.

۴. استخدام انسان به جای استخدام رزومه‌

به‌سادگی می‌توانید با توجه به تحصیلات، تجربه‌های کاری و مهارت‌های ذکرشده در رزومه افراد آن‌ها را استخدام کنید.

اما یکی از نکاتی که به اندازه این موارد اهمیت دارد فرهنگ مناسب شخص است که در هیچ کجای رزومه به آن اشاره‌ای نکرده است.استخدام کارمند بر اساس فرهنگ مناسب یعنی باورها و ارزش‌های این شخص با سازمان شما منطبق است. به این ترتیب می‌توانید در دوران همکاری از طریق ارتباط کلامی و حتی غیرکلامی به راحتی با این شخص تعامل کنید و انتظارات خود را به او تفهیم کنید.

سازمان‌هایی که به فرهنگ مناسب کارمندان اهمیت نمی‌دهند بهره‌وری چندانی از نیروهای جدید نمی‌بینند. همچین این شرکت‌ها بیش از دیگر سازمان‌ها شاهد ترک نیروی کار در مدت‌زمان کوتاه هستند.

۵. تشویق همکاری اعضای تیم

سطوح بالای نوآوری در سازمان نشان‌دهنده افزایش بهره‌وری در آن محیط است. یکی از روش‌های ایجاد نوآوری این است که اعضای سازمان را در انجام امور مهم مشارکت دهیم و با دادن مسئولیت به آن‌ها اهمیت حضورشان را گوشزد کنید. وقتی اعضای گروه با یکدیگر همکاری می‌کنند و ایده‌هایشان را به اشتراک می‌گذارند پویایی و خلاقیت کل گروه و در نتیجه بهره‌وری آن‌ها افزایش می‌یابد.

۶. تمرکز بر آموزش کارمندان

آموزش کارمندان تاثیر بسیار زیادی بر افزایش بهره وری آن‌ها دارد. اعضای تیم وقتی در معرض آموزش‌های جدید قرار می‌گیرند با یکدیگر درباره آن‌ها مذاکره می‌کنند. این مذاکره‌های درون سازمانی ارتباط خوبی میان افراد ایجاد می‌کند.

آموزش‌های بدو ورود باید به کارمندان اجازه دهند که به سرعت با روند سازمان جدید آشنا شوند. به طور مثال ممکن است شرکت شما از روش‌های خاصی برای برقراری ارتباط با کارمندان استفاده کند که در آموزش‌های بدو استخدام باید تمام این نکات گفته شوند تا شخص طی روزهای اول ورود به سازمان درگیر حاشیه نباشد و خیلی زود به بهره‌وری مد نظر شرکت برسد.

۷. بازخورد گرفتن

بازخورد گرفتن از کارمندان تاثیر زیادی در افزایش بهره وری کل سازمان دارد. این بازخوردها حتی می‌توانند استراتژی‌های مدیریتی را تغییر دهند. در این حالت استفاده از پرسشنامه برای نظرسنجی از کارمندان روشی بسیار مناسب است زیرا در قالبی مشخص و مختصر می‌توانید نقاط ضعف و قوت سیستم را دریابید و برای بهبود آن برنامه‌ریزی کنید.

۸. قدرشناس بودن

در صورتی که قدرشناس باشید کارمندان متوجه می‌شوند که تلاش‌هایشان را دیده‌اید و برای محیط کارشان ارزشمند هستند. این امر انگیزه آن‌ها را برای تلاش بیشتر افزایش می‌دهد و طی روز با بهره‌وری کامل به انجام وظایف خود می‌پردازند.

وقتی کارمندی را برای عملکرد خوب او تشویق می‌کنید تحول عظیمی در رفتارش ایجاد می‌شود و تلاش می‌کند که این تحولات را طی روزهای آتی نیز حفظ کند. همچنین این امر بقیه کارمندان را نیز به تلاش بیشتر ترغیب می‌کند. به این ترتیب کل سازمان در مسیر اهداف شما با افزایش بهره وری به پیش می‌رود.

تمامی سازمان‌ها باید برای افزایش بهره وری در محیط کار خود نقاط هدفی را تعریف کنند. هرچه سازمان شما بهره‌ورتر باشد رسیدن به سود و منفعت برای آن ساد‌تر می‌شود و ارتباط موثر کاری در آن شکل می‌گیرد. در ادامه چند مورد از مهم‌ترین استراتژی‌های افزایش بهره وری در محیط کار را معرفی می‌کنیم تا با استفاده از آن‌ها به نقاط هدف سازمان در این زمینه دست پیدا کنید.

۹. پیگیری زمان وظایف

مدیران کسب و کار باید نحوه مدیریت زمان اعضای گروه خود را تجزیه و تحلیل کنند. برای ای کار سنجه‌های فراوانی وجود دارد که پیگیری این زمان‌ها را برای این افراد ساده‌تر می‌کند.

مطالعه اطلاعات موجود در تحلیل‌های سازمانی به شما کمک می‌کند که افراد مفید را از افراد بی‌فایده یا حتی مضر شناسایی کنید و برای مدیریت زمان افراد و همچنین برنامه‌ریزی برای آن‌ها شیوه‌های درستی را بیابید.

به طور مثال در کارخانه تولید پوشاک تمامی افراد مشغول در بخش دوخت باید مطابق زمان دوخت استاندارد تعداد محصولات مشخصی را آماده کرده باشند و هر دوزنده درجه یک باید در روز n تعداد شلوار بدوزد. هرکس که به این تعداد در پایان روز رسید بهره‌وری مناسبی در طول آن روز داشته است و اگر نرسید یعنی عملکرد آن نیاز به تغییر دارد. همچنین افرادی که بهتر از سنجه‌های تعیین شده کار می‌کنند باید درباره علت این میزان بهره‌وری آن‌ها تحلیل‌های درست صورت بگیرد. ممکن است بهره‌وری واقعی، همان عملکرد آن‌ها باشد و تغییر استانداردها، کل سازمان را به منافع بیشتری برساند. احتمال دیگر این است که آن شخص از نظر بهره‌وری از دیگر همکاران خود قوی‌تر است و باید تشویق شود.

۱۰. تعیین زمان استراحت

لازم نیست که تمام کارمندان در کل زمان کاری روزانه و در تمام لحظات آن درگیر کار باشند. این روش جزو تفکرات مدیران نسل‌های پیشین است و امروزه تحقیقات ثابت کرده‌ است که بالا بردن بهره‌وری سازمان‌ها فقط در صورتی محقق می‌شود که به کارمندان اجازه دهید در طول ساعت کاری زمان‌های کوتاهی را به استراحت بپردازند. این استراحت‌های هرچند کوتاه و به دور از توبیخ به آن‌ها برای افزایش تمرکز و انجام کار بهتر کمک می‌کنده همین علت است که یکی از مهم‌ترین روش‌های افزایش بهره وری در محیط کار داشتن استراحت‌های ۱۰ الی ۱۵ دقیقه‌ای در طول ساعت‌های کاری است.

اگر اعضای گروه شما نمی‌توانند زمان خود را مدیریت کنند به آن‌ها تکنیک پومودورو را آموزش دهید و اگر به نظرتان این شیوه با توجه به توالی کارهای سازمان کاربردی نیست از دیگر تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کنید تا استراحت‌های کوتاه اما اثربخشی را در طول روز کاری خود داشته باشند و در حین کار همواره پرانرژی باشند.

برخی از شرکت‌های بزرگ فناوری در کشورهای مختلف و همچنین ایران اتاق‌هایی برای استراحت کارمندانشان در نظر گرفته‌اند و در این اتاق‌ها امکاناتی نظیر میز پینگ پنگ قرار داده‌اند تا کارمندان گاهی از فضای خشک کار و استرس‌های آن دور شوند و بعد از استراحت با فکری بازتر به ادامه کارشان بپردازند.

۱۱. تعیین زمان پایان کار و متعهد بودن به آن

تحقیقات نشان می‌دهند که یکی از کلیدی‌ترین روش‌های افزایش بهره وری در محیط کار این است که برای فرایندهای کاری خود زمان پایان تعیین کنید و تحت هر شرایطی به آن‌ها متعهد بمانید. رعایت این زمان‌های پایان کار تمرکز شما و همکارانتان را تا حد قابل توجهی افزایش می‌دهد. این زمان‌ها به‌قدری مهم هستند که گاهی سازمان‌ها با بدقولی‌های متداول خود بسیاری از فرصت‌های همکاری، جذب مشتری و سرمایه‌گذاری را به همین علت از دست می‌دهند.

بخشی از وظایق مدیران سازمان این است که از تمام شدن وظایف افراد در زمان معین مطمئن شوند زیرا در صورت دیرکرد آن‌ها گاهی کل سازمان با خسارت‌های جبران‌ناپذیری روبه‌رو می‌شود. ازجمله ابزارهای مناسب برای پیگیری روند انجام کار اعضای گروه نرم‌افزار ترلو (Trello) است که با نگاهی کوتاه روند پروژه مشخص می‌شود و می‌توانید برای بهبود عملکرد افراد تا پیش از موعد تحویل پروژه اقدام کنید.

۱۲. خودداری از برگزاری جلسات بدون سود

روش دیگری که باعث افزایش بهره وری در محیط کار می‌شود حذف جلسات غیرضروری است. در حال حاضر انواع روش‌های ارتباطی در شرکت‌ها تعریف شده‌اند و می‌توانید بدون برگزاری جلسه بسیاری از مسائل را به همین روش‌ها با همکارانتان در میان بگذارید. جلسه‌ها در ظاهر زمان زیادی را نمی‌گیرند اما در حقیقت زمان تلف‌شده بسیار زیادی دارند. برخی از شرکت‌ها در طول روز ۲ الی ۳ جلسه طولانی با خروجی‌های ناچیز تشکیل می‌دهند و کارمند در پایان روز درمی‌یابد که عملا هیچ‌کدام از وظایف خود را به پایان نرسانده است. بنابراین در این سیستم انرژی زیادی هدر می‌رود و بهره‌وری کارمندان تا حد بسیاری کاهش می‌یابد.

البته این طور نیست که تمامی جلسات را حذف کنید. گاهی برگزاری یک جلسه از بروز بسیاری از مشکلات آینده جلوگیری می‌کند و سوءتفاهم‌های احتمالی را از بین می‌برد. همچنین مذاکره‌های کاری در صورتی که خود را با پرورش اصول مذاکره تقویت کنید شما را به نتایج بسیار خوبی می‌رساند. در این بخش فقط به حذف جلساتی اشاره کردیم که مطالب درون آن را می‌توانید با یک الی دو نامه اداری به بقیه همکاران اطلاع‌رسانی کنید.

۱۳. دوری از انجام چند کار همزمان

باور غلط بسیاری از کارمندان در محیط کار این است که انچام چند کار به صورت همزمان نشانه بهره‌وری بالای آن‌ها است. در حالی که این عقیده جزو ارزش‌های کاری اواخر قرن گذشته بود و در تحقیقات امروزی مشخص شد که کاملا اشتباه است.

اکنون بسیاری از شرکت‌ها برای افزایش بهره‌وری کل سازمان فرایندهای کوچک و کم‌اهمیت را که با هم، همپوشانی دارند به شکل اتوماسیونی انجام می‌دهند و از کارمندان خود می‌خواهند که در آن واحد فقط روی یکی از وظایفشان متمرکز شوند. زیرا می‌دانند که به این روش بهره‌وری و منافع کل سازمان افزایش می‌یابد.

۱۴. استفاده از زمان رفت و آمد

بسیاری از فرایندهای روزانه به زمان و تمرکز زیادی نیاز ندارند. کارمندان می‌توانند در مسیر راه شرکت و در وسایل حمل و نقل عمومی برخی از این قبیل کارها را انجام بدهند.

به طور مثال شما به عنوان کارمند در طول روز جلسه مهمی داشتید و پس از آن مشغول انجام وظایف مهم روزانه شدید و در انتهای روز کاری دریافتید که فرصتی برای پاسخ به ایمیل‌ها نداشتید. در چنین شرایط می‌توانید داخل تاکسی این کار را انجام دهید تا باعث افزایش بهره وری در محیط کار خود شده باشید.

همچنین در این زمان‌ها می‌توانید به عملکرد خود در طول روز بیندیشید و برای بهبود آن با استفاده از تفکر استراتژیک به روش درستی دست پیدا کنید. همچنین یکی از روش‌های افزایش تمرکز و بهره‌وری این است که تا پیش از حضور در محیط کار به موسیقی ملایم یا پادکستی انرژی‌بخش گوش دهید و با روحیه‌ای آماده‌ روز کاری خود را آغاز کنید.

۱۵. اجتناب از کمال گرای

جمله کلیشه‌ای «هیچ کس کامل نیست» برای افزایش بهره‌وری در محیط کار بسیار درست است. هیچ کسب و کار بی‌عیب و نقصی در کل جهان وجود ندارد. بنابراین از کمال‌گرایی اجتناب کنید و واقع‌بینانه بیندیشید.

به طور مثال کارمندان برخی شرکت‌های اروپایی عملکرد بهتری دارند اما کارمندان شما نیز افراد ضعیفی نیستند و نباید توقع داشته باشید که بهره‌وری خودشان را به‌سرعت به میزان زیادی افزایش دهند. آن‌ها می‌توانند این کار را به‌مرور و با کمک مدیریت و تشویق‌های به‌موقع شما انجام دهند اما هرچقدر هم که تلاش کنند باز هم بی‌عیب نخواهند بود و شما باید این موضوع را بپذیرید.

به یاد داشته باشید که همیشه رقبای دیگری وجود دارند که بازار را قبضه می‌کنند. بنابراین به جای تمرکز روی عالی بودن به محصول یا خدمات خودتان بیشتر اهمیت بدهید و در کنار پیشرفت‌های مداوم ثبات عمل داشته باشید.

۱۶. ورزش کردن

بخش مهمی از زندگی سالم ورزش کردن است و اگر آن را در برنامه روزانه خود قرار دهید از یکی از بهترین روش‌های افزایش بهره وری استفاده کرده‌اید. معمولا بیشتر کسب و کارها به گونه‌ای است که افراد باید پشت میز بنشینند. این نشستن طولانی‌مدت آسیب‌های زیاد جسمانی ایجاد می‌کند و به مرور افراد را بیمار می‌کند. بنابراین به علت دردهای عضلانی خیلی زود خسته می‌شوند و بازدهی آن‌ها کاهش می‌یابد. برای این‌که به این حالت دچار نشوید و خود و سازمانتان را پویا نگه دارید همواره برنامه‌های ورزشی هفتگی داشته باشید و همکاران را نیز با استفاده از طرح‌های تشویقی به این کار ترغیب کنید.

به غیر از ورزش‌های هفتگی همواره طی روز با نرمش‌های مختصر بدنتان را از خشکی دربیاورید و با تمرین‌های مناسب، خستگی را از تن به در کنید تا در پایان روز همچنان انرژی داشته باشید.

۱۷. فعال بودن

یکی از بهترین استراتژی‌ها برای افزایش بهره وری این است که فعال باشید، کارهای اضافه را حذف کنید و فعالیت‌ها متفرقه را محدود کنید. کسب و کارهایی که برای جلوگیری از مشکلات آینده وقت نمی‌گذارند در مواجهه با مشکلات به سختی می‌افتند. به طور مثال کسب و کارهای دارای شبکه‌های کامپیوتری همواره توسط حمله‌های سایبری تهدید می‌شوند و اگر از قبل برای مقابله با آن‌ها برنامه‌ای نداشته باشند در هنگام بروز چنین مشکلاتی کل فعالیت‌هایشان مختل می‌شود.

فعال بودن یعنی کمی به آینده بیندیشید و اجازه ندهید هیچ موضوعی سد راه شما شود و بهره‌وری شما را کاهش دهد. همچنین برای مشکلات احتمالی راه‌حل‌هایی را در نظر داشته باشید.

۱۸. استفاده از چرخه زمانی ۹۰ دقیقه

یکی از مهم‌ترین روش‌های افزایش بهره وری استفاده از چرخه زمانی ۹۰ دقیقه برای انجام فعالیت‌های کاری است. در این روش، در طول ۹۰ دقیقه هر کارمند باید تا حد امکان برای به پایان رسیدن یکی از وظایف روزانه خود تلاش کند. پس از این زمان برای بازگشت انرژی استراحتی کوتاه داشته باشد. ایجاد جریانی برای انجام فعالیت‌ها در ۹۰ دقیقه و سپس استراحت‌های کوتاه یکی از شیوه‌های افزایش بهره وری در محیط کار است و افراد با استفاده از این روش به دور از فرسودگی‌های کاری با کمک مهارت مدیریت زمان به تمامی وظایف خود می‌رسند.

۱۹. تزئین دفتر و محل کار

برای این که در محیط کار بهره‌وری خوبی داشته باشید باید از آن لذت ببرید. یکی از راه‌های لذت بردن از کار این است که شرایط را از نظر بصری بهبود بدهید. مثلا میز کار را از آشفتگی خارج کنید و گلدانی زیبا روی آن قرار دهید. همچنین می‌توانید روی میز عکسی از عزیزان خود بگذارید تا در زمان‌های استراحت با نگاهی به آن‌ها حس خوبی داشته باشید و انرژی بگیرید. به این ترتیب هر روز با دفتر کاری آراسته و انرژی‌بخش روبه‌رو می‌شوید. هرچه دفتر کار شما احساس آرامش بیشتری را انتقال دهد شما و بقیه کارمندان استرس و تنش کمتری خواهید داشت و از حضور در محل کار گریزان نمی‌شوید.

یکی از راه‌های حفظ امنیت و سلامت محیط کار این است که محیط شادی ایجاد کنید تا همه با انگیزه و با احساس قدردانی با شما همکاری کنند.

۲۰. کاهش وقفه و حواس پرتی

تمرکز داشتن در حین کار اهمیت بسیار زیادی دارد. بنابراین لازم است که عوامل حواس‌پرتی بیرونی و درونی را تا حد امکان حذف کنید. در حالت دورکاری عوامل بیرونی کمتری موجب حواس‌پرتی می‌شوند اما کارمندان حضوری باید تلاش بیشتری برای مقابله با این عوامل انجام دهند. در عوض افراد در دورکاری باید برای متمرکز شدن خودشان با اهمال‌کاری‌ها و مدیریت زمان خود انرژی زیادی بگذارند.

برای افزایش بهره وری می‌توانید در حین کار از هدفون‌های عایق صدا استفاده کنید و تلفن همراه را خاموش کنید. البته اگر استفاده از گوشی در ساعات کاری ضرورت دارد با خاموش کردن اعلان‌های هر نرم‌افزار می‌توانید میزان تمرکز خودتان را افزایش دهید.

برای موفقیت بیشتر در این امر می‌توانید به شکل مداوم نحوه عملکرد خود و اعضای تیم را بررسی کنید تا کل بهره‌وری سازمان در حد مطلوبی قرار داشته باشد. در صورتی که مدیر سازمان هستید حتما در دوره‌های زمانی مختلف در کنار کارمندان حضور داشته باشید. آن‌ها با دیدن شما انگیزه بیشتری پیدا می‌کنند و بازدهی بیشتری خواهند داشت.

افزایش بهره وری در آموزش های سازمانی

گفتیم که سازمان‌های پیشرو معمولا برای کارمندان خود دوره‌های آموزشی طراحی می‌کنند تا مهارت افراد را افزایش دهند و در مدت زمانی کوتاه آن‌ها را در مسیر اهداف سازمان سوق دهند. برخی از نیروهای جدید در یادگیری مطالب تازه دچار مشکل می‌شوند و به عبارت دیگر بازدهی کافی ندارند. مطالعه صحیح، اصولی دارد که باید بیاموزند تا درک درستی از آموزش‌های جدید داشته باشند و در آزمون‌های خود موفق شوند.

میزان تسلط بر مطالب مطالعه شده و میزان به خاطر سپردن آن‌ها روش‌های ارزیابی بهره‌وری شما در طول درس خواندن هستند و نشان می‌دهند که طی ساعات گذشته تا چه میزان از وقت خود استفاده مفید کرده‌اید. در ادامه چند استراتژی برای افزایش بهره وری شما در مطالعه آموزش‌های کاری ارائه می‌کنیم تا با استفاده از آن‌ها مطالب را بهتر بیاموزید و به آن‌ها مسلط شوید.

صاحبان کسب و کار همیشه سعی دارند که علاوه بر جذب نیروهایی متخصص و بکارگیری آن‌ها در وظایف تخصصی، آن‌ها را برای وظایف آینده و چالش‌های پیشِ رو نیز آماده کنند. از این‌رو، شرکت‌ها همواره تلاش می‌کنند تا آموزش‌هایی مرتبط با حوزه کاری و تخصصی را به همکاران خود ارائه کنند. این آموزش‌ها اگر با آموزش‌های مهارت های نرم همراه باشند نیز تأثیر بیشتری دارد.

۱. هدف‌های کوتاه‌مدت آموزشی خود را تعیین کنید

برای افزایش بهره وری پیش از شروع هر جلسه از کلاس، هدف خود را یادداشت کنید. اگر هدف شما دریافت نمره مشخصی است آن را نیز یادداشت کنید. به طور مثال شرکت برای شما کلاس‌های آموزش زبان انگلیسی برگزار کرده است تا مهارت ارتباط کلامی شما را برای مذاکرات بین‌المللی افزایش دهد. اگر با هدف یادگیری آیلتس برای دریافت نمره ۷ در کلاس شرکت می‌کنید این موضوع را بنویسید و برنامه‌هایتان را بر این اساس بچینید.

با تعیین این هدف همواره در مسیر درستی قرار می‌گیرید و انرژی خود را بیهوده هدر نمی‌دهید.

۲. جدول زمانی تهیه کنید

داشتن جدول مدیریت زمان باعث افزایش بازدهی و بهره‌وری شما در مطالعه می‌شود. پس از تهیه این جدول باید برنامه‌ای برای رسیدن به مطالب آن بریزید. برای این‌که تعادلی سالم میان کار و آموزش برقرار کنید باید در حین تهیه جدول تمام تعاملات و روابط اجتماعی خود را نیز در آن لحاظ کنید. نباید فعالیت‌های فوق برنامه را به طور کامل حذف کنید زیرا این‌کار باعث کاهش بهره‌وری شما در حین آموزش می‌شود. زمان استراحت را هم در این جدول بگنجانید تا انرژی کافی برای مطالعه داشته باشید.

۳. قسمت‌های آموزشی را بخش‌بندی کنید

وقتی در برنامه خود مطالعه کل کتاب را قرار می‌دهید دچار اضطراب و پریشانی می‌شوید و کمی بعد ذهن شما برای مطالعه بیشتر آماده نخواهد بود. اما اگر قسمت‌های مختلف کتاب را به بخش‌های مجزا تقسیم کنید بهره‌وری خود را افزایش می‌دهید زیرا با اتمام مطالعه هرکدام از این بخش‌ها انگیزه کافی برای ادامه مطالعه را پیدا می‌کنید و در مواجهه با هر بخش جدید بهره‌وری زیادی خواهید داشت. به یاد داشته باشید که سازمان برای آموزش شما هزینه می‌کند و انتظار دارد که این هزینه را با عملکرد مناسب خود جبران کنید.

۴. اهمال کاری نکنید

درس خواندن کار سختی است و معمولا افراد به جز یک یا دو درس مورد علاقه، از دیگر دروس خوششان نمی‌آید. در این حالت یادگیری مطالب سخت‌تر نیز می‌شود. از این رو ذهن ترجیح می‌دهد که شما را از مطالعه بازدارد یا با عقب انداختن کارها به سرعت شما را از حالت مشوش خارج کند. برای مقابله با اهمال‌کاری و افزایش بهره وری در طول مطالعه بهتر است از اصول مدیریت زمان استفاده کنید. به این ترتیب همه‌چیز ساده می‌شود و بازدهی خود را در طول مطالعه افزایش خواهید داد.

نحوه افزایش بهره وری فردی

همه ما در زندگی شخصی وظایفی داریم که اگر آن‌ها را با کیفیت مناسب انجام ندهیم باید عواقب این ضعف‌ها را بپذیریم. از این رو باید تلاش کنیم که با افزایش بهره وری جلوی مشکلات ناشی از عدم تمرکز را بگیریم. در ادامه راهکارهایی را برای افزایش بازدهی فردی معرفی می‌کنیم که در صورت تمرین و تکرار آن‌ها پس از اتمام هر کار نسبت به گذشته به نتایج بهتری می‌رسید.

۱. در لحظه روی یک کار تمرکز کنید

بسیاری از افراد چند کار را به طور همزمان انجام می‌دهند و بهره‌وری آن‌ها در تمام این کارها پایین است زیرا روی هیچ‌کدام به طور کامل متمرکز نیستند. اگر می‌خواهید بهره‌وری خودتان را افزایش دهید در لحظه فقط یک کار انجام دهید تا تمرکز کامل شما روی آن باشد تا کیفیت عملکردتان در بالاترین سطح قرار بگیرد و به نتایج بهتری دست یابید.

۲. استراحت‌های کوتاه داشته باشید

هیچ‌وقت همه کارها را پشت سرهم انجام ندهید. استراحت بین هر کار انرژی شما را برا ادامه وظایف تامین می‌کند. پیشنهاد می‌کنیم که حداقل ۱۰ دقیقه استراحت در پایان هر کار در نظر بگیرید. بهتر است که این استراحت را با حضور در فضای مجازی پر نکنید تا ذهن شما به طور کامل رها شود و بازدهی خوبی برای انجام بقیه کارها داشته باشید.

۴. هدف‌های کوچک تعیین کنید

رسیدن به هدف‌های بزرگ نیازمند انجام مجموعه‌ای از کارهای کوچک است. برای خود اهداف کوچک تعیین کنید تا با رسیدن به این هدف‌ها، اعتماد به نفس لازم را برای ادامه راه پیدا کنید. به طور مثال یک روز کاری ۸ ساعته را در نظر بگیرید و با خود قرار بگذارید که در پایان روز یکی از کارهای سخت اما مهم را به اتمام برسانید. اجرای این روش باعث افزایش انگیزه شما می‌شود و روز بعد با بهره‌وری بالاتری به کارهایتان ادامه می‌دهید.

۵. از قانون ۲ دقیقه استفاده کنید

قانون ۲ دقیقه برای انجام کارهای کوچکی است که در مجموع ۲ دقیقه زمان می‌برند. همچنین اگر کاری دارید که از شروع آن اجتناب می‌کنید با این قانون فقط ۲ دقیقه روی آن وقت می‌گذارید. این زمان بسیار ناچیز ناخودآگاه ترس شما را از انجام کارها از بین می‌برد و ترغیب می‌شوید که پس از آن ۲ دقیقه به انجام بخش‌های بعدی آن کار نیز بپردازید. با استفاده از این قانون در پایان روز درمی‌یابید که بهره‌وری خوبی داشتید و بسیاری از کارهای سخت را به پایان رسانده‌اید.

به طور مثال فقط ۲ دقیقه زمان لازم است تا با همکارتان تماس بگیرید و هماهنگی‌های لازم را انجام دهید. در عرض ۲ دقیقه می‌توانید مقاله موردنیازتان را پرینت بگیرید و اگر فقط ۲ دقیقه به نوشتن تمرین‌ها مشغول شوید برای انجام بقیه آن با سختی مواجه نمی‌شوید.

۶. از دوره‌های زمانی استفاده کنید

در برنامه خود دوره‌های زمانی مشخصی تعیین کنید. به طور مثال برای ۶۰ یا ۹۰ دقیقه صرفا به کار مخصوصی بپردازید. تعیین این دوره‌های زمانی بازدهی شما را تا حد زیادی افزایش می‌دهد. برای تسریع این روش‌های افزایش بهره وری امروزه انواع مختلفی از اپلیکیشن مدیریت زمان وجود دارند که شما را محدود می‌کنند و با قطع دسترسی‌های شما به شبکه‌های اجتماعی داخل موبایل باعث افزایش تمرکز شما می‌شوند. به این ترتیب در پایان آن دوره ۶۰ یا ۹۰ دقیقه با بیشترین حد بهره‌وری و بازدهی کار مد نظر خود را به اتمام می‌رسانید.

افزایش بهره وری مغز

بسیاری از محققان بر این عقیده هستند که بهره‌وری بیشتر از مدیریت زمان، به مدیریت ذهن مربوط است. دو فاکتور برای افزایش بهره وری مغز عبارت‌اند از:

• انرژی
• تمرکز

مهارت توزیع انرژی و مدیریت آن در طول روز اهمیت زیادی دارد. به طور مثال افراد شاغل زمان و انرژی کمتری برای پخت غذا صرف می‌کنند زیرا می‌دانند که اگر برای این‌کار انرژی بیشتری بگذارند در پایان روز توان انجام کارهای باقی‌مانده را ندارند. اما برخی افراد فاقد این مهارت هستند. از لحظه‌ای که بیدار می‌شوند برای هر چیزی بیش از اندازه انرژی صرف می‌کنند و به همین علت در نیمه‌های روز خسته می‌شوند و حین انجام بقیه کارها بازدهی ندارند. دانش‌آموزان و دانشجویان نیز گاهی با این مشکل مواجه می‌شوند. آن‌ها برای کلاس‌های ابتدای روز کاملا ذهن آماده‌ای دارند اما هیچ درکی از مطالب کلاس‌های بعدی ندارند زیرا انرژی آن‌ها تمام شده است و مغز برای پردازش اطلاعات جدید ناتوان است.

فاکتور مهم بعدی در افزایش بهره وری مغز داشتن تمرکز است. متمرکز ماندن یعنی کار را تا رسیدن به نتیجه نهایی ادامه دهید و در طول انجام آن به هیچ پیامی پاسخ ندهید. برای رسیدن به این مرحله بهتر است مهارت افزایش تمرکز را بیاموزید و هر روز در مدت‌زمان‌های کوتاه آن را تمرین کنید. به‌مرور شاهد بالا رفتن تمرکز خود خواهید بود و چون متمرکز هستید همه وظایف را با بهره‌وری بالایی انجام می‌دهید.

چرا بهره وری کارمندان کم است؟

گاهی شاخص‌های کلیدی عملکردی نشان می‌دهند که بهره‌وری کارمندان کم است. در این حالت باید علت اصلی را بیابید و متوجه شوید که چه چیزی بازدهی آن‌ها را تحت تاثیر قرار داده است. بعضی اوقات این عوامل بیرونی هستند و شما کنترلی روی آن‌ها ندارید.

به طور مثال امروز فرزند یکی از کارمندان بیمار است و او تمام مدت روز را با ناراحتی می‌گذارند و برای تمام شدن زمان کار لحظه‌شماری می‌کند. در این حالت شما هیچ کنترلی روی میزان بازدهی کارمند خود نخواهید داشت. اما در مواقع دیگر این شما هستید که می‌توانید روی بهره‌وری نیروی انسانی سازمان خود کنترل داشته باشید و آن را تحت تاثیر قرار دهید.

در این حالت باید از جنبه‌های مختلف به موضوع بنگرید و با کمک روش‌های حل مسئله عامل مزاحم را از بین ببرید. در ادامه سه نمونه از مهم‌ترین علت‌های کاهش بهره‌وری کارمندان را بررسی می‌کنیم.

۱. حجم کار

اگر حجم کار کارمندان خیلی زیاد یا خیلی کم باشد بهره‌وری آن‌ها کاهش می‌یابد. در واقع اگر میزان وظایف کارمندان زیاد باشد به سلامت روان آن‌ها فشار می‌آید و دچار فرسودگی شغلی می‌شوند.

تحقیقات نشان می‌دهند که به طور متوسط ۳۳ درصد از کارمندان به خاطر انتظارات زیاد کارفرمایان دچار استرس می‌شوند و نمی‌توانند با تمام توان خود روی هر فرایند زمان و انرژی بگذارند. از طرفی حجم کار کم باعث خستگی و بی‌انگیزگی افراد می‌شود و بخش زیادی از روز خود را به بطالت می‌گذرانند. برای رفع این عامل و افزایش انگیزه و بهره‌وری کارمندان با آن‌ها مدام درباره حجم کاری صحبت کنید تا مطابق توان آن‌ها وظایفشان را مشخص کنید. همچنین با کمک برنامه‌های اینترنتی نظیر نوشن (Notion) وظایف را به طور وضح برایشان مشخص کنید تا به افزایش بهره‌وری آن‌ها در طول ساعت‌های کاری کمک کرده باشید.

۲. تعارضات

در هر کسب و کاری اختلاف نظر و عقیده وجود دارد اما گاهی این تعارض‌ها به‌قدری زیاد می‌شوند که روی عملکرد کارمندان تاثیر منفی می‌گذارند و بهره‌وری آن‌ها کاهش می‌یابد. در این نقطه است که باید شرایط را کنترل کنید و این نوع از تعارض را رفع کنید. یکی از روش‌های حل این نوع مشکلات این است که افراد را با هم روبه‌ور کنید تا مذاکره کنند و سوءتفاهم‌های موجود برطرف شوند.

۳. انگیزه تیم

روحیه و انگیزه پایین، قاتل بهره‌وری در محیط کار است و نه تنها بر یکی از کارمندان بلکه بر تمام اعضای تیم تاثیر منفی می‌گذارد. اگر شاهد تغییر در نگرش، کمبود خلاقیت و ابتکار و همچنین عملکرد ضعیف اعضا هستید این احتمال وجود دارد که افراد تیم دچار بی‌انگیزگی شده باشند. پیدا کردن ریشه این مشکل، کار چندان دشواری نیست. کمی به آن بیندیشید و راه‌حلی هوشمندانه برای رفع مشکل بیابید. مقابله با مشکلات این‌چنینی خیلی سریع کمبود بهره‌وری را از بین می‌برد و می‌توانید دوباره شاهد تلاش کارمندان برای پیشبرد اهداف سازمانتان باشید.

معرفی پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس

البته فراهم کردن چنین فرصت‌هایی برای آموزش، نیازمند صرف هزینه برای برگزاری کلاس‌های آموزشی، تهیه دوره‌های آموزشی یا بهره‌گیری از استادان باتجربه است. پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس این امکان را دارد تا با وجود هزاران ساعت آموزش در حوزه‌های مختلف، امکان دسترسی آنی و همیشگی به این آموزش‌ها را با کمترین هزینه و همراه با کیفیت تضمین شده به سازمان‌ها و مؤسسه‌ها ارائه کند تا از این طریق، شغل‌های مختلف، برای یادگیری، با جامعه میلیونی فرادرس همراه شوند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس و ثبت درخواست دموی رایگان + اینجا کلیک کنید.

سوالات متداول

در ادامه به برخی از سوالات متداول در این حوزه پاسخ می‌دهیم.

چطور متوجه کاهش بهره وری کارمندان شویم؟

با استفاده از فرمول بهره‌وری نیروی انسانی می‌توانید بازدهی کارمندان را بسنجید و کاهش روند بهره‌وری آن‌ها را دریابید.

آیا کاهش حجم کار باعث افزایش بهره وری می‌شود؟

خیر. اگر حجم کار بیش از انداه کم باشد کارمند دچار رخوت و سستی می‌شود. برا حفظ بهره‌وری او باید به اندازه توان او حجم کارش را تعیین کنید.

آیا افزایش زمان استراحت باعث افزایش بهره وری می‌شود؟

اگر زمان استراحت مشخصی برای کارمندان در نظر گرفته‌اید، نیازی به افزایش این مدت‌زمان نیست. اما به طور کلی کارمندان باید این حق را داشته باشند که پس از احساس خستگی برای مدتی کوتاه به استراحت و نرمش‌های مناسب بپردازند.