فرایندهای کاروکسب

فرایندمحوری جزو اصولی است که ما در کاروکسب در قالب خدمات آموزش و مشاوره به سازمان‌های مختلف توصیه می‌کنیم و تاکنون تجربیات مختلف و متعددی در آموزش و پیاده‌سازی نظام مدیریت فرایندهای کسب‌وکار در سازمان‌ها داشته‌ایم. بنابراین انتظار می‌رود که خود مجموعه کاروکسب در درجه اول یک مجموعه فرایندمحور باشد و با سیستم‌سازی لازم، بتواند فرایندهای اصلی، مدیریتی و پشتیبان خود را انجام دهد.

فرایندهای اصلی در کار و کسب

آموزش و مشاوره، دو بال تشکیل‌دهنده ارزش پیشنهادی کاروکسب هستند. به همین سبب، ما در کاروکسب با دو جنس کار مواجهیم:

در حوزه آموزش: نیازسنجی، برنامه‌ریزی، بازاریابی، ثبت‌نام، برگزاری، رضایت‌سنجی و ارائه بازخورد در حوزه دوره‌های آموزشی عمومی (Public Training) و درون‌سازمانی (In-House Training). این جنس خدمات ما بیشتر حالت فرایندی دارند و به صورت روتین انجام می‌شوند؛ به طوری که ما در طول سال‌ها ده‌ها دوره آموزشی عمومی و درون‌سازمانی برگزار می‌کنیم. وظایف داخل فرایندهای این حوزه نیز به طور کلی شبیه به هم هستند، به عنوان مثال فرایند سربه‌سر (End-to-End) از نیازسنجی تا بازخورد برای دوره مدیریت پروژه چابک، تا حد زیادی شبیه به همین فرایند برای دوره تحلیل کسب‌وکار است.

در حوزه مشاوره: در این حوزه پس از این که پروژه‌ای در کاروکسب تعریف می‌شود، جنس کار ما پروژه به پروژه متفاوت می‌شود. به عنوان مثال، وظایف پروژه شماره یک که در حوزه «هوش تجاری و طراحی داشبوردهای مدیریتی» است با وظایف پروژه شماره دو که «طراحی و بهبود فرایندهای کلیدی کسب‌وکار» است ممکن است کاملا متفاوت باشد. البته باید به این نکته توجه داشت که علی‌رغم این که گام‌ها و وظایف پروژه به نسبت جنس و اهداف پروژه تعیین می‌شوند، اما فرایندهای معمول هر پروژه، مشابه هم هستند؛ به عنوان مثال برای برنامه‌ریزی پروژه، کنترل پیشرفت پروژه، گزارش‌دهی و … فرایندهای تقریبا یکسانی طی می‌شود. بنابراین ما در این حوزه نیز فرایندهایی داریم که در داخل هر پروژه تعریف می‌شوند.

بر همین اساس، معماری فرایندی ما در بخش فرایندهای عملیاتی دارای یک گروه فرایندی مربوط به آموزش و یک گروه فرایندی مدیریت پروژه است.

چرخه مدیریت فرایند در کار و کسب

برای این که بهتر بتوانیم فرایندها را مدیریت کنیم، چرخه مدیریت فرایند را در کاروکسب اجرا کرده‌ایم: شناخت معماری، کشف وضعیت موجود، تحلیل، طراحی وضعیت مطلوب، پیاده‌سازی و پایش و کنترل. این چرخه برای فرایندهای مختلف کاروکسب اجرا می‌شود. مدل‌سازی فرایندها با استفاده از BPMN 2.0 انجام شده و برای پیاده‌سازی فرایندها نیز از ابزارهای مختلفی استفاده می‌شود؛ به عنوان مثال برای پیاده‌سازی فرایندهای عملیاتی آموزش از نسخه فارسی‌شده سیستم CRM ویتایگر (Vtiger) استفاده می‌کنیم.

نمایی از برخی فرایندهای عملیاتی کار و کسب

در ادامه برای این که دید بهتری نسبت به نحوه مدیریت فرایندها در کاروکسب به دست آید، تعدادی از دیاگرام‌های جریان کار فرایندهای عملیاتی در گروه فرایندی آموزش را در ادامه ارائه می‌کنیم. لازم به ذکر است که فرایندها در کاروکسب در سایر حوزه‌ها مانند مدیریت پروژه نیز وجود دارند.

فرایند بالا برای برگزاری دوره‌های آموزشی عمومی (Public) کاروکسب طی می‌شود. منظور از دوره‌های عمومی، آن‌دسته از دوره‌هایی است که ثبت‌نام در آن‌ها آزاد است و طبق برنامه‌ریزی کاروکسب برگزار می‌شود. در این فرایند پس از برنامه‌ریزی دوره‌ها، امور عملیاتی توسط واحد آموزش کاروکسب اجرا می‌شود.

برای دیدن تصویر در ابعاد بزرگتر روی آن کلیک کنید.

فرایند بالا برای برگزاری دوره‌های آموزشی درون‌سازمانی (In-House) کاروکسب طی می‌شود. کاروکسب براساس درخواست سازمان‌ها، دوره‌های آموزشی را براساس نیاز و سرفصل‌های موردنظر و با زمان‌بندی خاص آن سازمان برنامه‌ریزی و اجرا می‌کند. فرایند بالا به طور کامل در واحد آموزش صورت می‌گیرد.

برای دیدن تصویر در ابعاد بزرگتر روی آن کلیک کنید.

فرایند بالا برای ثبت‌نام متقاضی به صورت شخصی در یک دوره آموزشی عمومی طراحی شده است. این دسته از ثبت‌نام‌ها فقط از طریق وب‌سایت کاروکسب و با پرداخت آنلاین صورت می‌گیرد.

برای دیدن تصویر در ابعاد بزرگتر روی آن کلیک کنید.

یکی از روش‌های ثبت‌نام در دوره‌های آموزشی کاروکسب، معرفی شرکت‌کننده از طرف سازمان است. این روش ثبت‌نام فرایندی متفاوت از ثبت‌نام انفرادی از طریق سایت دارد و به مکاتبه و هماهنگی میان واحد پشتیبانی مشتریان کاروکسب و واحد آموزش سازمان موردنظر نیاز دارد. فرایند بالا این روال را نشان می‌دهد.

ارزیابی اثربخشی و کارایی فرایندها براساس داده‌های مستخرج از ابزارهای پیاده‌سازی فرایند در کاروکسب صورت می‌گیرد. جلسات ماهانه برای سنجش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برگزار می‌شود و براساس آن اقدامات اصلاحی مشخص شده و فیدبک‌های لازم به همکاران مجری (Responsible) و مسئول (Accountable) در فرایندها داده می‌شود.