۱۰ نوع پوشه و ابزار بایگانی کاربردی که از بی‌نظمی نجاتتان می‌دهند

پوشه‌ از جمله لوازم تحریری است که تقریبا همه با آن آشنایی داریم. با استفاده از پوشه می‌توانیم اسناد مهم را سازماندهی کنیم و مطمئن باشیم که همیشه در دسترس قرار دارند و جایشان محفوظ است، چرا که به خوبی نگهداری و طبقه‌بندی می‌شوند. پوشه‌ها در اشکال، رنگ‌ها و اندازه‌های مختلف تولید می‌شوند. پوشه‌ها و ابزار بایگانی مجموعه‌ای عالی از لوازم اداری به شمار می‌روند که در هر صنفی می‌توان از آن‌ها استفاده کرد. در این مطلب ۱۰ نوع مختلف از پوشه و ابزار بایگانی را نام بردیم که حتما استفاده از آن‌ها در محل کار یا زندگی بسیار کاربردی و مفید خواهد بود.

اگر همیشه به خاطر به‌هم‌ریختگی اوراق و مدارک سردرگم می‌شوید، زمان آن فرا رسیده است که پوشه‌های مناسبی برای بایگانی و مرتب کردن اوراق و مدارک تهیه کنید. استفاده از پوشه‌ به شما کمک می‌کند تا با محل کار آشفته و کمدهای پر از کاغذ خداحافظی کنید. اما اول باید بدانید به چه نوع پوشه‌هایی و برای چه کاری نیاز دارید:

• اگر می‌خواهید که مدارک و اوراقتان سال‌ها دوام بیاورند، باید به دنبال پوشه‌های مقاوم‌تر بروید.
• اگر اطلاعات طبقه‌بندی‌شده یا محرمانه‌ای برای دسته‌بندی دارید، باید به دنبال پوشه‌ها و فایل‌هایی بروید که بتوان آن‌ها را از هم متمایز کرد تا پیدا کردن اطلاعات مورد نظرتان راحت‌تر شود.
• اگر دوست‌دار محیط زیست هستید، باید به دنبال پوشه‌های قابل بازیافت باشید.
• ممکن است اسنادی در اندازه‌های خاص داشته باشید که با اندازه‌های استاندارد پوشه‌های معمولی مطابقت ندارند، بنابراین باید به دنبال فایل‌هایی با اندازه‌ی خاص بگردید.
• اگر اسناد زیادی دارید که می‌خواهید در یک پوشه ذخیره کنید، باید به دنبال فایلی بگردید که بتواند حجم زیادی را در خود جای دهد.

راهنمای خرید لوازم ‌تحریر ضروری برای دفتر کار

۱. زونکن

زونکن‌ها یکی از پرکاربردترین نوع پوشه‌ها در ادارات و موسسات به شما می‌روند که علاوه بر بادوام بودن، در رنگ‌های متنوع تولید می‌شوند که کار بایگانی را بسیار راحت می‌کنند. زونکن‌ها، به عنوان پوشه‌های بادوام، گزینه‌ی مناسبی برای نگهداری حجم زیادی کاغذ و اوراقند. قابلیت قرار گرفتن به صورت عمودی دارند که این ویژگی آن‌ها را برای هر نوع سیستم بایگانی مناسب کرده است.

زونکن‌ها می‌توانند از جنس چوب، پلاستیک و مقوای ضخیم، و در اندازه‌ها و رنگ‌های متنوع باشند.

۲. دیوایدر

دیوایدرها برای قرار گرفتن در کشو و دید بهتر نسبت به اوراق انتخاب مناسبی‌اند. دیوایدرها طیف گسترده‌ای از سبک‌ها و مدل‌ها را شامل می‌شوند که می‌توانید متناسب با نوع سیستم بایگانی خود آن‌ها را انتخاب کنید. با این نوع پوشه‌ها، هرگز وقت خود را برای یافتن اسناد مهم تلف نمی‌کنید.

۳. کلربوک

همیشه تمام اوراق و مدارک را نمی‌توان در یک بخش جای داد، حتی اگر موضوع و نوع یکسانی داشته باشند. گاهی لازم است تعدادی فایل پرینت شده‌ی تک برگی را به شکل مجزا کنار هم قرار داد، یا تعدادی اسناد مجزا اما هم‌راستا را در یک فایل دسته‌بندی کرد. کلربوک‌ها به عنوان پوشه‌هایی که امکان کنار هم قرار دادن اوراق مجزا را فراهم می‌کنند، گزینه‌ی مناسبی‌اند.

کلربوک‌ها به طور معمول در سایز برگه‌های A4 تولید می‌شوند، اما اندازه‌های متفاوت و کم‌مصرف‌تری هم از آن‌ها در بازار لوازم تحریر موجود است. تعداد کاورهای درون هریک از این کلربوک‌ها هم متفاوت است. از ۱۰ تا ۱۰۰ برگ را شامل می‌شود و به خاطر ضدآب بودن و جنس پلاستیکی‌شان اطمینان خاطر بیشتری برای ماندگاری اوراق و مدارک خواهید داشت.

۴. پوشه‌های آویز

این پوشه‌ها که برای کشوها ایده‌آلند، می‌توانند نمودارها، سوابق و سایر اسناد مهم را مرتب و به خوبی نگهداری کنند. پوشه‌های آویز در ابعاد مختلفی تولید می‌شوند. استفاده از پوشه‌های آویز روشی متداول برای نگهداری کاغذها در کشوی میز است. می‌توانید آن‌ها را مانند دیوایدرها با ظرفیت‌های متفاوت و در رنگ‌های متنوع تهیه کنید.

۵. پوشه‌های پلاستیکی

پوشه‌های پلاستیکی دکمه‌دار یا جیب‌دار کاغذهای شما را به‌راحتی بایگانی و ذخیره می‌کنند. با استفاده از این پوشه‌ها می توانید اطلاعات مهم را به صورت ایمن ذخیره کنید و به راحتی کاغذهای مورد نیاز خود را پیدا کنید.

این نوع از پوشه‌ها بادوام و برای بازیابی مکرر اسناد ایده‌آلند. آن‌ها در رنگ‌های متنوعی عرضه می‌شوند که همچنین یافتن فایل خاص مورد نیاز را بدون اتلاف وقت برای مرور تمام فایل‌ها آسان می‌کند. پوشه‌های جیب‌دار، فضای کوچکی برای عکس‌ها، یادداشت‌ها یا کاغذهای کوچک در اختیارتان می‌گذارند.

۶. پوشه‌های کاغذی

پوشه‌های کاغذی، ساده‌ترین نوع پوشه‌ها به شمار می‌روند، که به نوعی قابل بازیافت و دوست‌دار محیط زیست محسوب می‌شوند. این پوشه‌ها قابلیت منگنه و سوراخ شدن دارند، در رنگ‌های متنوع تولید می‌شوند، اما به خاطر ضخامت کم و دوام پایین نسبت به نمونه‌های پلاستیکی، نمی‌توان برای طولانی‌مدت رویشان حساب کرد.

این پوشه‌ها قابلیت تا شدن دارند و جای کمی اشغال می‌کنند و از لحاظ قیمت بسیار مقرون به‌صرفه‌اند.

۷. پاکت‌های کاغذی و پاکت نامه

پاکت‌های بزرگ کاغذی و پاکت نامه هم از انواع دیگر پوشه و ابزار بایگانی به شمار می‌روند. پاکت‌ها در اندازه‌ها و رنگ‌های متنوع تولید می‌شوند و قابلیت محدودی برای نگهداری اوراق و مدارک دارند. پاکت‌ها از لحاظ سادگی و سبک‌وزنی گزینه‌های مناسبی برای جابجایی و انتقال اوراق محسوب می‌شوند. شما می‌توانید در محل کار یا منزل، مدارک و کاغذهای خود را در پاکت‌های جداگانه قرار دهید و با نصب برچسب یا نوشتن رویشان آن‌ها را از یکدیگر تفکیک کنید.

پاکت‌های پستی و حباب‌دار از نمونه‌های دیگر پوشه‌های کاغذی‌اند که برای ارسال مرسوله می‌توان از آن‌ها استفاده کرد. این پاکت‌ها هم در اندازه‌های مختلف تولید می‌شوند، بعضی از آن‌ها پوشش داخلی ضدآب دارند، بعضی حباب‌دارند و بعضی بر روی دربشان چسب تعبیه شده تا از حفظ و امنیت مرسولات اطمینان حاصل شود.

۸. طلق و شیرازه

یکی دیگر از پوشه‌های پرمصرف به خصوص برای دانش‌آموزان و دانش‌جویان، طلق و شیرازه است که معمولا برای کنار هم قرار دادن تعداد زیادی برگه با یک موضوع واحد و مشخص، مانند مقالات، گزارش‌ها و تحقیقات  استفاده می‌شود.

طلق و شیرازه‌ها در رنگ‌های مختلف و معمولا در سایز استاندارد A4 تولید می‌شوند. اندازه‌ی طلق‌ها به طور معمول یکسان بوده و سایز شیرازه‌ها به نسبت تعداد کاغذی که قرار است در خود حفظ کنند تغییر می‌کند.

۹. پوشه‌های پلاستیکی جیبی

این نوع از پوشه‌ها برای نگهداری اسناد مهم و مدارکی چون کارت شناسایی، یا کارت‌های بانکی و عکس که می‌خواهید با خود حمل کنید در نظر گرفته شده‌اند. این پوشه‌ها اسناد را ایمن نگه می‌دارند تا هنگام حمل، نگران افتادن یا جا ماندن آن‌ها نباشید. تنوع در رنگ و اندازه‌ی این نوع پوشه‌ها، کاربرد آن‌ها را ساده‌تر و گسترده‌تر کرده است.

۱۰. کاور کاغذ A4

یکی از پرمصرف‌ترین و کاربردی‌ترین نوع پوشه‌ها، کاورهای کاغذ A4 است. این کاورها به خاطر جلد شفاف دسترسی شما را به مدارک و کاغذهای مورد نظرتان راحت می‌کند. سوراخ‌هایی که در یک سمت این کاورها در نظر گرفته شده، قابلیت آن‌ها را برای قرار گرفتن در زونکن‌ها، کلربوک‌ها و کلاسورها افزایش می‌دهد.

این کاورها را می‌توان به صورت تک یا در دسته‌های چندتایی تهیه و استفاده کرد. همانطور که از نامش پیدا است، کاور کاغذ A4 برای این سایز کاغذ یا کوچک‌تر در نظر گرفته شده است. این کاورها ضخامت چندانی ندارند و نباید خیلی روی مقاومت و ماندگاریشان حساب کرد.

منبع: kine magazine

نوشته ۱۰ نوع پوشه و ابزار بایگانی کاربردی که از بی‌نظمی نجاتتان می‌دهند اولین بار در دیجی‌کالا مگ. پدیدار شد.